Każdy przedsiębiorca chcąc zabezpieczyć informacje, które mają istotne znaczenie dla jego przedsiębiorstwa powinien zawierać umowy o zachowaniu poufności (NDA – tzw. non-disclosure agreement). Do informacji, które mają kluczowe znaczenie dla prawidłowego działania danej firmy możemy zaliczyć np. bazy danych klientów i kontrahentów, informacje handlowe, informacje o produktach i usługach, strategie firmy itd. Z kim zawierać umowy o zachowaniu poufności? Przede wszystkim z pracownikami. Ponadto z kontrahentami oraz klientami, którym informacje poufne są przekazywane np. podczas negocjacji przed nawiązaniem docelowej współpracy.
Co powinna zawierać umowa o zachowaniu poufności (NDA)?
- Określenie stron umowy i wskazanie celu zachowania poufności.
- Precyzyjne określenie i wymienienie informacji, które uważane są za szczególnie poufne w przedsiębiorstwie. Zakres informacji poufnych powinien być dokładnie wskazany – tak aby osoba zobowiązana nie miała wątpliwości, jakie informacje objęte są tajemnicą.
- Określenie, w jaki sposób informacje poufne mają być chronione przez osoby, które zostały zobowiązane do zachowania poufności.
- Wskazanie, jakie działania osoby zobowiązanej będą stanowić naruszenie informacji poufnych, tj. komu, kiedy i w jaki sposób takie informacje mogą być przekazywane.
- Doprecyzowanie czasu trwania umowy tj. czy zobowiązanie do poufności trwa jedynie podczas obowiązywania umowy o pracę, współpracę itd., czy również po jej ustaniu przez określony czas wskazany w umowie o poufności.
- Konsekwencje naruszenia zobowiązania do poufności tj. kary umowne lub możliwość rozwiązania umowy o pracę, współpracę itd. W przypadku, gdy strony nie uregulują kwestii odpowiedzialności w umowie, zastosowanie znajdą ogólne przepisy o odpowiedzialności deliktowej (tj. art. 415 k.c.).
Czy można zawierać umowy o poufności na czas nieokreślony?
Lepiej tego nie robić. W sytuacji, gdy określimy czas trwania umowy o zachowaniu poufności jako nieokreślony lub nieoznaczony, taką umowę można wypowiedzieć w każdej chwili, a to nie byłoby korzystne z punktu widzenia przedsiębiorcy, którego informacje poufne mają być chronione. Korzystniej w NDA wskazać określony czas, przez który tajemnica ma być chroniona, z równoczesnym zastrzeżeniem możliwości przedłużenia tego okresu.
Jakie mogą być skutki naruszenia zobowiązania do poufności?
- Skutek w postaci obowiązku zapłaty kary umownej – w wysokości określonej w umowie. Przedsiębiorca musi w takim przypadku wyłącznie wykazać, że doszło do naruszenia umowy – nie ma obowiązku udowodnienia, że została poniesiona szkoda. Ważne: aby mieć prawo do dochodzenia odszkodowania przewyższającego karę umowną w przypadku, gdy jej wysokość jest niższa niż rzeczywiście poniesiona szkoda, musimy dodatkowo zastrzec w umowie taką możliwość!
- Skutek w postaci możliwości natychmiastowego rozwiązania przez przedsiębiorcę umowy głównej, tj. umowy o pracę czy współpracy.
Kiedy umowa o zachowaniu poufności nie będzie obowiązywać?
Umowa o poufności nie będzie obowiązywać przede wszystkim w sytuacji, kiedy informacja staje się powszechnie znana (pomimo braku naruszenia umowy przez zobowiązanego). Nie jest już informacją poufną, więc nie może być objęta tajemnicą przedsiębiorstwa.
Informacjami poufnymi nie są m.in. informacje ujawnione w KRS oraz w innych powszechnie dostępnych rejestrach i ewidencjach, informacje znajdujące się na stronie internetowej przedsiębiorcy, czy dostępne publicznie specyfikacje techniczne produktów i usług.
Ponadto zobowiązany może zostać zobligowany do ujawnienia informacji poufnych, gdy wymagają tego przepisy prawa oraz taki obowiązek zostanie nałożony przez prawomocne orzeczenie sądu itp. W takim przypadku informacje te powinny być ujawnione tylko w niezbędnym zakresie i oznaczone jako objęte tajemnicą przedsiębiorstwa.
Podsumowanie
Przedsiębiorcy, którzy chcą realnie chronić swoje interesy, powinni rozważyć zawarcie umowy o zachowaniu poufności przy zawieraniu umów z pracownikami, czy podwykonawcami jak też przed rozpoczęciem negocjacji biznesowych.
Jeśli masz pytania dotyczące NDA – skontaktuj się z naszą Kancelarią. Pomożemy zredagować umowę w taki sposób, aby w pełni chronić interesy Twojego przedsiębiorstwa.
Zobacz także: Rozwiązanie umowy o zakazie konkurencji
RADCA PRAWNY / ADWOKAT KOŚCIELNY KANCELARIA PRAWNA LUBLIN SŁAWIN
